Etätyöt, erilaiset kulttuurit sekä eri aikavyöhykkeille työskentely on monelle osaajalle jo arkipäivää. Virtuaaliset, ympäri maailmaa ulottuvat tiimit voivat kuitenkin näyttäytyä ensin usealle osaajalle vain haasteena, mutta sitä voisi olla hyödyllistä tarkastella mahdollisuutena yhteistyön tehostamiseen. Vaikka siis maailmanlaajuinen yhteistyö avaa aivan uudenlaisia ovia ja mahdollisuuksia todella monipuolisille ideoille sekä osaamiselle, täytyy muistaa huolellinen suunnitelmallisuus, jotta tehokkuus ei lähde laskuun.
Tärkeää virtuaalisten tiimien tehokkuuden suhteen on sujuva viestintä. Heti alkuunsa on tärkeää luoda selkeät ja avoimet kommunikointikäytännöt. Olennaista on, että kaikilla tiimin jäsenillä on selkeä tieto siitä, mitä heiltä odotetaan ja milloin tietoa on odotettavissa. Tärkeää tässä on huomioida eri aikavyöhykkeillä työskentelevät kollegat. Hyvä idea voisi olla vaikkapa virtuaalisen tietopankin luominen. Tällainen tietopankin luominen voi edesauttaa saumatonta yhteistyötä ja tiedon hyvän sekä jatkuvan saatavuuden. Saumattoman yhteistyön tukemiseksi voi olla viisasta myös investoida virtuaaliseen yhteistyöalustaan. Tätä hyödyntämällä yhteistyö luonnistuu helposti maantieteellisestä sijainnista riippumatta.
Aikaerot ja eri aikavyöhykkeillä työskentely kannattakin usein nähdä kilpailuetuna. Aikaerojen myötä on mahdollista hyödyntää eri aikavyöhykkeillä työskentelevää tiimiä kokonaisuudessaan. Jos esimerkiksi Australiassa tiimin jäsen ratkaisee jonkin ongelman työpäivän päätteeksi, voi Euroopassa sijaitseva tiimi saada tähän uusia ja innovatiivisia näkökulmia, kun he aloittelevat seuraavana aamuna työpäiväänsä. Tällainen toimintamalli voi siis rikastuttaa tiimin ratkaisuja ja näin onkin mahdollista hyödyntää jatkuvaa työtä ja saavuttaa nopeasti ratkaisuja. Kannattaa myös seurata, milloin yksittäiset tiimin jäsenet ovat luontaisesti tuotteliaimmillaan. Työn tehokkuutta voidaan siis lisätä jakamalla tehtävät siten, että jokainen tiimiläinen pystyy hyödyntämään itselle luontaisesti soveltuvaa aikaa tuotteliaasti.
Aikaerojen tehokas hyödyntäminen edellyttääkin tehokasta ajanhallintaa. Aika-erojen mahdollistama joustavuus kannattaa ehdottomasti hyödyntää ja tukea virtuaalisen tiimin jäseniä löytämään juuri heille soveltuvat työskentelyajat. Tämän huomioon ottamalla ei vain tehokkuus suoraan lisäänny vaan myös työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuneisuus kasvaa. Todella tärkeää on asettaa tiimille selkeät odotukset viestinnän ja yhteistyön suhteen.
Yhdistämällä erilaisia kulttuuritaustoja sekä aikavyöhykkeitä, on mahdollista lisätä virtuaalisiin tiimeihin luovuutta ja monimuotoisuutta. Aikaerojen hyödyntäminen esimerkiksi erilaisissa ongelmanratkaisuun liittyvissä tehtävissä voi tuoda esiin uudenlaisia ideoita ja erilaisia näkökulmia. Parhaimmat innovaatiot syntyvätkin usein erilaisten näkökantojen yhdistämisestä, joten aikaerot voivat tässä suhteessa toimia voimavarana. Jokaisen aikaeron kanssa tulee usein mukanaan myös uudenlaisia kulttuureja ja asiantuntemuksia. Virtuaalisen hajautetun asiantuntijatiimin kautta on mahdollista saada uusia innovaatioita, jotka saavat alkunsa erilaisista taustoista ja kokemuksista. Tällä tavoin on mahdollista saavuttaa todellinen monimuotoisuus, joka ruokkii tehokkuutta ja luovuutta.
Aikaerot ja eri aikavyöhykkeet eivät olekaan siis ainoastaan haaste, vaan niitä hyödyntämällä ne on täysin mahdollista muuttaa voimavaraksi. Tärkeää tehokkaasti toimivien virtuaalisten tiimien suhteen on joustavuus, avoin ja tehokas viestintä sekä kulloiseenkin tilanteeseen soveltuvat työkalut. Nämä asia huomioon ottamalla on mahdollista hyödyntää kunkin tiimiläisen vahvuuksia ja aikaerojen mukanaan tuomaa monimuotisuutta. Uudenlaiset innovaatiot syntyvätkin usein haasteiden voittamisesta, joten juuri aikaeroista voikin tulla virtuaaliselle tiimille kilpailuetu! Mikäli tästä aiheesta tai työelämästä ylipäätään nousi mieleen kommentteja tai kysymyksiä, ota ihmeessä yhteyttä!